【行政不服審査法】弁明書、反論書などの書類は、誰がいつ出すのかチェック

行政不服審査法を勉強していて、「書類名」に頭が混乱したことはないでしょうか？
審査請求の審理は原則書面で行われるので（書面審理主義）、プロセス毎に色んな書類が出てくるのですよね。
弁明書、反論書、意見書、審理員意見書、事件記録など。

こうした書類について、誰が出すのか、いつ出すのか、義務なのか任意なのか、などを覚えないといけないのがややこしいところです。
今回はそれをスッキリさせていきましょう。

とりあえず流れをおさらい

審査請求の流れにおいて、どの時点でどの書類が出てくるのかを見てみましょう。
（※書類に焦点を置くため、その他の流れは省略しますよ）

★審査請求スタート！

↓
審理員は、直ちに処分庁に対し審査請求書を送付し、弁明書の提出を求める
↓

↓
審理員は、弁明書の写しを審査請求人に送付し、反論書の提出を求める
↓

↓

表にするとこんな感じです。

それでは一つずつ見ていきましょう。

流れをストーリーでとらえれば書類の意味が頭に入りやすい

これらを覚える際、そのまま覚えてもいいのですが、どういう趣旨の書類なのかを流れで理解しておけば、忘れてしまっても思い出しやすくなります。
なので、少しずつ補足説明をしておきますね。

審査請求書

まず、最初に提出されるのは審査請求人による審査請求書です。
もうそのままですから、これは分かると思います。

ただ、余裕があれば追加で覚えておきたいのは、審査請求録取（ろくしゅ）書ですね。
これは、口頭で審査請求が行われた場合に、陳述の内容を記録した書面です。（記「録」を「取」ったもの）
マイナーな用語ですが、過去問の中に出てきたこともあるので、急に問われても「なんだコレ？」とならないように覚えておきましょう。

弁明書

審査請求書が審査庁に届くと、審理員が指名されて対応します。
審理員は、処分庁に対して「お宅の処分に納得できないと言っている人がいますよ。なんで処分したのかキチンと弁明（説明）してあげてね」と求めます。この場合の弁明の意味は「処分の意味を相手に説明し、理解してもらうこと」です。

そして、処分庁は「かくかくしかじかで処分したんですよ」と答えます。これが弁明書です。
なお、この弁明書の提出は「義務」となっていますので注意してください。

反論書

処分庁から弁明書が提出されると、審理員はその写しを審査請求人に送付してこういいます。
「処分庁はこう言ってますよ。何か反論はありますか？」
すると審査請求人は「処分庁に対して反論がある！」と思うかもしれません。その時に出すことができるのが反論書です。
（このとき、証拠書類などがあれば一緒に提出することができます）

ただし、反論書の提出はあくまで「任意」です。
「審査請求書に書いたからもういい」と思えば出さなくてもいいわけですね。

意見書

もし参加人がいた場合は、参加人は意見書を提出することができます。
こちらも任意です。

審理員意見書

双方の言い分が出揃うと、審理員は「うーん、ワタシ的にはこう思いますね」と意見をまとめて審査庁に提出します。それが審理員意見書です。
これは文字通りなので混乱することはないでしょう。

ただ、押さえておきたいのは「遅滞なく作成する」という部分です。
作成するのはそれなりに時間がかかるので、「速やかに」だと時間が足りなくて困るわけですね。
そのため、「遅れない程度に急いで作ってね」という要請になっています。
ただし、作成が終了したら、速やかに提出することが求められています。

事件記録

事件記録は、審査請求において提出された書類全般や意見陳述の記録などです。
これを審理員意見書と共に、速やかに審査庁に提出することとされています。